Розділ «Завдання» безсумнівно заслуговує статусу одного з найкорисніших розділів у MaviBot. Це важлива функція, яка допомагає користувачам організовувати та керувати своїми завданнями та списками справ. Вона надає систему для створення, редагування, пріоритезації та відстеження завдань, допомагаючи користувачам залишатися організованими та підвищувати продуктивність.

Основні функції розділу Завдання включають:

Створення та редагування завдань:
Користувачі можуть створювати нові завдання, додавати описи та встановлювати терміни виконання.

Пріоритезація завдань:
Користувачі можуть призначати пріоритети кожному завданню, щоб найважливіші виконувалися першими.

Призначення завдань конкретному співробітнику:
Завдання можна призначати певному члену команди. Кожен співробітник може переглядати свій особистий список завдань, що допомагає запобігти пропущеним завданням і підвищує продуктивність.

Керування завданнями на основі календаря:
Користувачі можуть переглядати тижневий календар з усіма наявними завданнями та відстежувати їх терміни, щоб нічого не пропустити.

Групування завдань:
Завдання можна організовувати за категоріями, що полегшує їх пошук та керування.

Відстеження прогресу завдань:
Користувачі можуть контролювати статус кожного завдання, позначати їх як виконані або відкладати за потреби.

Як використовувати розділ Завдання

Використовувати розділ Завдання досить просто. Інтерфейс інтуїтивно зрозумілий, що дозволяє легко створювати, видаляти або редагувати завдання.

За замовчуванням усі завдання відображаються у вигляді календаря

Однак, за потреби, завдання також можна відображати у вигляді списку.

У вигляді списку завдання згруповані в колонки Канбан. У кожному рядку завдання також відображається:

  • Термін виконання
  • Учасники завдання
  • Статус завдання (прогрес)
  • Пріоритет

Вибір відображення завдань у вигляді списку або календаря зберігається автоматично. Вам не потрібно щоразу перемикатися на бажаний вигляд, і ви можете змінити формат відображення в будь-який час у майбутньому.

Прострочені завдання можуть редагувати співробітник з роллю Адміністратор або член команди, якому надано дозвіл на редагування таких завдань у користувацькій ролі.

Щоб налаштувати дозволи на редагування завдань для інших членів команди, потрібно перейти до Користувацької ролі.

Далі увімкніть необхідні прапорці для конкретної ролі або співробітника.

Створення та редагування завдань

Завдання можна створювати як прив'язані до угоди, так і незалежно.
Завдання, прив'язані до угоди, створюються в розділі MaviBot CRM.

Щоб створити завдання, натисніть кнопку «Додати завдання» на екрані.

Після цього відкриється вікно створення завдання.

Також існує форма швидкого додавання завдання: щоб скористатися нею, натисніть + біля потрібної дати, і форма відкриється внизу.

Натискання кнопки «+» відкриває компактну форму створення завдання з наступними полями:

  • Вибрати клієнта — щоб прив'язати завдання до конкретного клієнта
  • Термін виконання завдання — дата та час виконання завдання
  • Пріоритет — низький, середній або високий
  • Призначити відповідального співробітника — визначити, хто виконуватиме завдання

У картці клієнта в MaviBot ви можете побачити, скільки завдань створено для цього клієнта.

У розділі Клієнти ви можете створити або видалити завдання та переглянути список завдань, пов'язаних з цим клієнтом.

Ви також можете створити завдання безпосередньо в CRM, не відкриваючи чат, зі списку наявних угод у воронці продажів.

Після натискання кнопки «Завдання угоди» відкриється вікно створення завдання, подібне до того, що використовується під час створення завдання в чаті клієнта.

Вікно містить поля для:

  • Назви завдання
  • Пріоритету та терміну виконання
  • Опису завдання
  • Призначення відповідального співробітника

Після створення завдання ви можете переглянути його, натиснувши на іконку Завдання.

Натискання кнопки «Завдання угоди» відкриє вікно чату клієнта з розділом Завдання.

Тут ви можете редагувати завдання, позначати його як виконане або видаляти.

Щоб виконати завдання, відкрийте вікно Редагувати завдання. У вікні редагування ви можете:

  • Змінити пріоритет завдання
  • Редагувати назву завдання
  • Призначити завдання іншому співробітнику

Виконання завдання

Щоб позначити завдання як виконане, натисніть галочку на картці завдання.

Після цього завдання виглядатиме наступним чином.

Канбан

Канбан — це функція керування завданнями, яка зосереджується на робочому процесі та мінімізації затримок. Ця функція дозволяє організовувати завдання в певні групи та відстежувати їх прогрес.

Канбан використовує дошки з картками, кожна з яких представляє завдання або етап роботи. Картки переміщуються по дошці залежно від прогресу завдання. Наприклад, картка може початися в «Плануванні», перейти до «В процесі» і, нарешті, досягти «Виконано».

Створення колонки в Канбан

Щоб скористатися функціоналом Канбан, натисніть та перейдіть до відповідного розділу:

Натисніть кнопку Додати колонку.

Після натискання кнопки відкриється форма з полем для введення назви колонки та опцією вибору кольору колонки.

Після введення назви колонки та вибору кольору (за потреби), колонка з'явиться на вкладці Канбан.

Ви можете додати стільки колонок, скільки потрібно, за допомогою кнопки «Додати колонку» (див. приклад вище).

Щоб додати завдання до конкретної колонки, натисніть кнопку «+ Додати завдання». Після цього відкриється вікно швидкого створення завдання.

Ви також можете скористатися кнопкою на верхній панелі, щоб додати завдання, або додати завдання безпосередньо в колонку під наявними завданнями.

Відкрита модальна форма включає наступні поля:

  • Назва завдання
  • Вибір клієнта (щоб прив'язати завдання до конкретного клієнта)
  • Вибір колонки
  • Рівень пріоритету
  • Термін виконання
  • Призначення відповідального співробітника

До завдань можна додавати вкладення:

Зверніть увагу!

Обмеження на вкладення:

  • Дозволено лише файли фото або відео
  • Не більше 10 вкладень на завдання
  • Розмір кожного вкладення не повинен перевищувати 20 МБ

Редагування колонок та завдань

Щоб редагувати колонку, скористайтеся меню додаткових налаштувань, яке відкривається при натисканні відповідної кнопки.

У випадному меню ви також можете створити завдання, редагувати колонку або видалити її.

Зверніть увагу, що видалення колонки не видаляє завдання. Завдання будуть переміщені з розділу Канбан до виду календаря або списку, де вони з'являться з призначеною датою.

Переміщення завдань та зміна порядку колонок

Будь-яке завдання з дошки календаря можна перемістити до колонки Канбан.
Для цього відкрийте налаштування редагування завдання та виберіть колонку, куди потрібно помістити завдання.

Щоб змінити порядок колонок, натисніть іконку налаштувань (шестірню) у верхньому меню, щоб відкрити вікно налаштувань.

Потім натисніть та утримуйте ліву кнопку миші на потрібній колонці та перетягніть її на необхідну позицію.

Зворотні виклики

Щоб увімкнути сповіщення про завдання (наприклад, створення завдання, редагування завдання тощо), перейдіть до розділу «Зворотні виклики» в налаштуваннях проекту та встановіть прапорці.

Після цього натисніть кнопку Зберегти.

Приклади:

Коли завдання, прив'язане до конкретного клієнта, створюється в розділі Клієнти, у чаті клієнта з'явиться повідомлення з наступним текстом:

new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Де:

  • task_id — унікальний ідентифікатор завдання
  • task_name — назва завдання

Під час редагування завдання, прив'язаного до конкретного клієнта, у чаті клієнта з'явиться коментар з наступним текстом:

Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Де:

  • task_id — ідентифікатор завдання
  • task_name — назва завдання