La sección “Tareas” definitivamente merece el estatus de una de las secciones más útiles en MaviBot. Esta es una función importante que ayuda a los usuarios a organizar y gestionar sus tareas y listas de pendientes. Proporciona un sistema para crear, editar, priorizar y rastrear tareas, ayudando a los usuarios a mantenerse organizados y mejorar la productividad.
Las principales características de la sección Tareas incluyen:
Creación y edición de tareas:
Los usuarios pueden crear nuevas tareas, agregar descripciones y establecer fechas límite.
Priorización de tareas:
Los usuarios pueden asignar prioridades a cada tarea para que las más importantes se completen primero.
Asignación de tareas a un empleado específico:
Las tareas se pueden asignar a un miembro particular del equipo. Cada empleado puede ver su lista personal de tareas, lo que ayuda a prevenir tareas olvidadas y aumenta la productividad.
Gestión de tareas basada en calendario:
Los usuarios pueden ver un calendario semanal con todas las tareas existentes y rastrear sus fechas límite para asegurarse de que no se pase nada por alto.
Agrupación de tareas:
Las tareas se pueden organizar en categorías, lo que facilita su búsqueda y gestión.
Seguimiento del progreso de las tareas:
Los usuarios pueden monitorear el estado de cada tarea, marcarlas como completadas o posponerlas si es necesario.
Cómo usar la sección de Tareas
Usar la sección Tareas es bastante simple. La interfaz es intuitiva, lo que facilita crear, eliminar o editar tareas.
Por defecto, todas las tareas se muestran en una vista de calendario
Sin embargo, si es necesario, las tareas también se pueden mostrar en una vista de lista.
En la vista de lista, las tareas se agrupan en columnas Kanban. Cada fila de tarea también muestra:
- Fecha límite
- Participantes de la tarea
- Estado de la tarea (progreso)
- Prioridad
La elección de mostrar las tareas como una lista o un calendario se guarda automáticamente. No necesitas cambiar a tu vista preferida cada vez, y puedes cambiar el formato de vista en cualquier momento en el futuro.
Las tareas vencidas pueden ser editadas por un empleado con el rol de Administrador o por un miembro del equipo que haya recibido permiso para editar dichas tareas en un rol personalizado.
Para configurar los permisos de edición de tareas para otros miembros del equipo, debes ir al Rol personalizado.
A continuación, habilita las casillas de verificación requeridas para el rol o empleado específico.
Creación y Edición de Tareas
Las tareas se pueden crear ya sea vinculadas a un negocio o de forma independiente.
Las tareas vinculadas a un negocio se crean en la sección CRM de MaviBot.
Para crear una tarea, haz clic en el botón “Agregar una tarea” en la pantalla.
Luego se abrirá una ventana de creación de tareas.
También hay un formulario rápido de agregar tarea: para usarlo, haz clic en el + junto a la fecha deseada, y el formulario se abrirá en la parte inferior.
Al hacer clic en el botón “+” se abre un formulario compacto de creación de tareas con los siguientes campos:
- Seleccionar Cliente — para vincular la tarea a un cliente específico
- Fecha límite de la tarea — fecha y hora para completar la tarea
- Prioridad — baja, media o alta
- Asignar Empleado Responsable — designar quién completará la tarea
En la tarjeta del cliente en MaviBot, puedes ver cuántas tareas se han creado para ese cliente.
En la sección Clientes, puedes crear o eliminar una tarea y ver la lista de tareas asociadas con ese cliente.
También puedes crear una tarea directamente en el CRM, sin abrir un chat, desde la lista de negocios existentes en el pipeline de ventas.
Después de hacer clic en el botón "Tareas del negocio", se abrirá la ventana de creación de tareas, similar a la que se usa al crear una tarea en un chat de cliente.
La ventana incluye campos para:
- Nombre de la tarea
- Prioridad y fecha límite
- Descripción de la tarea
- Asignación de un empleado responsable
Una vez creada la tarea, puedes verla haciendo clic en el icono de Tareas.
Al hacer clic en el botón "Tareas del negocio" se abrirá la ventana de chat del cliente con la sección Tareas.
Aquí, puedes editar una tarea, marcarla como completada o eliminarla.
Para completar una tarea, abre la ventana Editar Tarea. En la ventana de edición, puedes:
- Cambiar la prioridad de la tarea
- Editar el nombre de la tarea
- Asignar la tarea a un empleado diferente
Completar una Tarea
Para marcar una tarea como completada, haz clic en la marca de verificación en la tarjeta de la tarea.
Después de eso, la tarea aparecerá de la siguiente manera.
Kanban
Kanban es una función de gestión de tareas que se centra en el flujo de trabajo y en minimizar los retrasos. Esta función te permite organizar las tareas en grupos específicos y rastrear su progreso.
Kanban utiliza tableros con tarjetas, cada una representando una tarea o una etapa del trabajo. Las tarjetas se mueven por el tablero dependiendo del progreso de la tarea. Por ejemplo, una tarjeta puede comenzar en “Planificación”, pasar a “En Progreso” y finalmente llegar a “Completada”.
Crear una Columna en Kanban
Para usar la funcionalidad Kanban, haz clic y ve a la sección correspondiente:
Haz clic en el botón Agregar Columna.
Después de hacer clic en el botón, se abrirá un formulario con un campo para ingresar el nombre de la columna y una opción para seleccionar el color de la columna.
Después de ingresar el nombre de la columna y seleccionar un color (si es necesario), la columna aparecerá en la pestaña Kanban.
Puedes agregar tantas columnas como necesites usando el botón “Agregar Columna” (ver el ejemplo anterior).
Para agregar una tarea a una columna específica, haz clic en el botón “+ Agregar una tarea”. Luego se abrirá una ventana rápida de creación de tareas.
También puedes usar el botón en el panel superior para agregar una tarea, o agregar una tarea directamente en una columna debajo de las tareas existentes.
El formulario modal abierto incluye los siguientes campos:
- Nombre de la tarea
- Selección de cliente (para vincular la tarea a un cliente específico)
- Selección de columna
- Nivel de prioridad
- Fecha límite
- Asignación de un empleado responsable
En las tareas se pueden agregar archivos adjuntos:
¡Tenga en cuenta!
Restricciones de archivos adjuntos:
- Solo se permiten archivos de foto o video
- No más de 10 archivos adjuntos por tarea
- El tamaño de cada archivo adjunto no debe exceder los 20 MB
Editar Columnas y Tareas
Para editar una columna, usa el menú de configuración adicional, que se abre al hacer clic en el botón correspondiente.
En el menú desplegable, también puedes crear una tarea, editar la columna o eliminarla.
Ten en cuenta que eliminar una columna no elimina las tareas. Las tareas se moverán de la sección Kanban a la vista de calendario o lista, donde aparecerán con su fecha asignada.
Mover Tareas y Reordenar Columnas
Cualquier tarea del tablero de calendario se puede mover a una columna Kanban.
Para hacerlo, abre la configuración de edición de la tarea y selecciona la columna donde deseas colocar la tarea.
Para reordenar columnas, haz clic en el icono de configuración (engranaje) en el menú superior para abrir la ventana de configuración.
Luego mantén presionado el botón izquierdo del mouse en la columna deseada y arrástrala a la posición requerida.
Devoluciones de llamada
Para habilitar las notificaciones de tareas (como creación de tareas, edición de tareas, etc.), ve a la sección “Devoluciones de llamada” en la configuración del proyecto y marca las casillas de verificación.
Después de esto, haz clic en el botón Guardar.
Ejemplos:
Cuando se crea una tarea vinculada a un cliente específico en la sección Clientes, aparecerá un mensaje en el chat del cliente con el siguiente texto:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Donde:
- task_id — el identificador único de la tarea
- task_name — el nombre de la tarea
Al editar una tarea vinculada a un cliente específico, aparecerá un comentario en el chat del cliente con el siguiente texto:
Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Donde:
- task_id — el ID de la tarea
- task_name — el nombre de la tarea