“Görevler” bölümü, MaviBot’taki en kullanışlı bölümlerden biri olma statüsünü kesinlikle hak ediyor. Bu, kullanıcıların görevlerini ve yapılacaklar listelerini organize etmelerine ve yönetmelerine yardımcı olan önemli bir özelliktir. Görev oluşturma, düzenleme, önceliklendirme ve takip etme için bir sistem sağlayarak kullanıcıların düzenli kalmasına ve üretkenliği artırmasına yardımcı olur.

Görevler bölümünün ana özellikleri şunları içerir:

Görev oluşturma ve düzenleme:
Kullanıcılar yeni görevler oluşturabilir, açıklamalar ekleyebilir ve son teslim tarihleri belirleyebilir.

Görev önceliklendirme:
Kullanıcılar her göreve öncelik atayabilir, böylece en önemli olanlar ilk önce tamamlanır.

Belirli bir çalışana görev atama:
Görevler belirli bir ekip üyesine atanabilir. Her çalışan kişisel görev listesini görüntüleyebilir, bu da görevlerin kaçırılmasını önlemeye yardımcı olur ve üretkenliği artırır.

Takvim tabanlı görev yönetimi:
Kullanıcılar, tüm mevcut görevlerle birlikte haftalık bir takvimi görüntüleyebilir ve hiçbir şeyin kaçırılmadığından emin olmak için son teslim tarihlerini takip edebilir.

Görev gruplama:
Görevler kategoriler halinde düzenlenebilir, bu da onları bulmayı ve yönetmeyi kolaylaştırır.

Görev ilerleme takibi:
Kullanıcılar her görevin durumunu izleyebilir, tamamlandı olarak işaretleyebilir veya gerekirse erteleyebilir.

Görevler Bölümü Nasıl Kullanılır

Görevler bölümünü kullanmak oldukça basittir. Arayüz sezgiseldir ve görev oluşturmayı, silmeyi veya düzenlemeyi kolaylaştırır.

Varsayılan olarak, tüm görevler takvim görünümünde görüntülenir.

Ancak, gerekirse görevler liste görünümünde de görüntülenebilir.

Liste görünümünde, görevler Kanban sütunları halinde gruplandırılır. Her görev satırı ayrıca şunları görüntüler:

  • Son Teslim Tarihi
  • Görev katılımcıları
  • Görev durumu (ilerleme)
  • Öncelik

Görevlerin liste veya takvim olarak görüntülenme seçimi otomatik olarak kaydedilir. Her seferinde tercih ettiğiniz görünüme geçmeniz gerekmez ve görünüm biçimini daha sonra istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.

Süresi geçmiş görevler, Yönetici rolüne sahip bir çalışan veya özel bir rolde bu tür görevleri düzenleme izni verilmiş bir ekip üyesi tarafından düzenlenebilir.

Diğer ekip üyeleri için görev düzenleme izinlerini yapılandırmak için Özel rol bölümüne gitmeniz gerekir.

Ardından, belirli rol veya çalışan için gerekli onay kutularını etkinleştirin.

Görev Oluşturma ve Düzenleme

Görevler bir anlaşmaya bağlı olarak veya bağımsız olarak oluşturulabilir.
Bir anlaşmaya bağlı görevler MaviBot CRM bölümünde oluşturulur.

Bir görev oluşturmak için ekrandaki “Görev Ekle” düğmesine tıklayın.

Ardından bir görev oluşturma penceresi açılacaktır.

Ayrıca bir hızlı görev ekleme formu da vardır: kullanmak için istediğiniz tarihin yanındaki + işaretine tıklayın; form altta açılacaktır.

“+” düğmesine tıklamak, aşağıdaki alanları içeren kompakt bir görev oluşturma formu açar:

  • Müşteri Seç — görevi belirli bir müşteriye bağlamak için
  • Görev Son Teslim Tarihi — görevin tamamlanması için tarih ve saat
  • Öncelik — düşük, orta veya yüksek
  • Sorumlu Çalışan Ata — görevi kimin tamamlayacağını belirleyin

MaviBot’taki müşteri kartında, o müşteri için kaç görev oluşturulduğunu görebilirsiniz.

Müşteriler bölümünde, bir görev oluşturabilir veya silebilir ve o müşteriyle ilişkili görevlerin listesini görüntüleyebilirsiniz.

Ayrıca, bir sohbet açmadan doğrudan CRM’de, satış hattındaki mevcut anlaşmalar listesinden bir görev oluşturabilirsiniz.

"Anlaşma görevleri" düğmesine tıkladıktan sonra, bir müşteri sohbetinde görev oluştururken kullanılana benzer bir görev oluşturma penceresi açılacaktır.
Pencere aşağıdaki alanları içerir:

  • Görev adı
  • Öncelik ve son teslim tarihi
  • Görev açıklaması
  • Sorumlu bir çalışan atama

Görev oluşturulduktan sonra, Görevler simgesine tıklayarak görüntüleyebilirsiniz.

"Anlaşma görevleri" düğmesine tıklamak, Görevler bölümü ile birlikte müşteri sohbet penceresini açacaktır.

Burada, bir görevi düzenleyebilir, tamamlandı olarak işaretleyebilir veya silebilirsiniz.

Bir görevi tamamlamak için Görevi Düzenle penceresini açın. Düzenleme penceresinde şunları yapabilirsiniz:

  • Görev önceliğini değiştirme
  • Görev adını düzenleme
  • Görevi farklı bir çalışana atama

Bir Görevi Tamamlama

Bir görevi tamamlandı olarak işaretlemek için görev kartındaki onay işaretine tıklayın.

Bundan sonra görev aşağıdaki gibi görünecektir.

Kanban

Kanban, iş akışına ve gecikmeleri en aza indirmeye odaklanan bir görev yönetimi özelliğidir. Bu özellik, görevleri belirli gruplar halinde organize etmenize ve ilerlemelerini takip etmenize olanak tanır.

Kanban, her biri bir görevi veya iş aşamasını temsil eden kartlı panolar kullanır. Kartlar, görevin ilerlemesine bağlı olarak pano üzerinde hareket eder. Örneğin, bir kart “Planlama” ile başlayabilir, “Devam Ediyor” a geçebilir ve son olarak “Tamamlandı” ya ulaşabilir.

Kanban’da Sütun Oluşturma

Kanban işlevselliğini kullanmak için ilgili bölüme tıklayın ve gidin:

Sütun Ekle düğmesine tıklayın.

Düğmeye tıkladıktan sonra, sütun adını girmek için bir alan ve sütun rengini seçmek için bir seçenek içeren bir form açılacaktır.

Sütun adını girdikten ve (gerekirse) bir renk seçtikten sonra, sütun Kanban sekmesinde görünecektir.

“Sütun Ekle” düğmesini kullanarak (yukarıdaki örneğe bakın) ihtiyacınız olduğu kadar sütun ekleyebilirsiniz.

Belirli bir sütuna görev eklemek için “+ Görev Ekle” düğmesine tıklayın. Ardından hızlı bir görev oluşturma penceresi açılacaktır.

Ayrıca, bir görev eklemek için üst paneldeki düğmeyi kullanabilir veya doğrudan bir sütuna mevcut görevlerin altına bir görev ekleyebilirsiniz.

Açılan modal form aşağıdaki alanları içerir:

  • Görev adı
  • Müşteri seçimi (görevi belirli bir müşteriye bağlamak için)
  • Sütun seçimi
  • Öncelik seviyesi
  • Son teslim tarihi
  • Sorumlu bir çalışan atama

Görevlere ekler eklenebilir:

Lütfen Dikkat!

Ek kısıtlamaları:

  • Yalnızca fotoğraf veya video dosyalarına izin verilir
  • Görev başına en fazla 10 ek
  • Her bir ekin boyutu 20 MB’ı geçmemelidir

Sütunları ve Görevleri Düzenleme

Bir sütunu düzenlemek için, ilgili düğmeye tıkladığınızda açılan ek ayarlar menüsünü kullanın.

Açılır menüde ayrıca bir görev oluşturabilir, sütunu düzenleyebilir veya silebilirsiniz.

Bir sütunu silmenin görevleri silmediğini unutmayın. Görevler Kanban bölümünden takvim veya liste görünümüne taşınacak ve burada atanan tarihleriyle görüneceklerdir.

Görevleri Taşıma ve Sütunları Yeniden Sıralama

Takvim panosundaki herhangi bir görev bir Kanban sütununa taşınabilir.
Bunu yapmak için görev düzenleme ayarlarını açın ve görevi yerleştirmek istediğiniz sütunu seçin.

Sütunları yeniden sıralamak için, ayarlar penceresini açmak üzere üst menüdeki ayarlar (dişli) simgesine tıklayın.

Ardından fare sol düğmesini istediğiniz sütuna basılı tutun ve gerekli konuma sürükleyin.

Geri Aramalar

Görev bildirimlerini (görev oluşturma, görev düzenleme vb. gibi) etkinleştirmek için proje ayarlarındaki “Geri Aramalar” bölümüne gidin ve onay kutularını işaretleyin.

Bundan sonra Kaydet düğmesine tıklayın.

Örnekler:

Müşteriler bölümünde belirli bir müşteriye bağlı bir görev oluşturulduğunda, müşterinin sohbetinde aşağıdaki metinle bir mesaj görünecektir:

new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Burada:

  • task_id — görevin benzersiz tanımlayıcısı
  • task_name — görevin adı

Belirli bir müşteriye bağlı bir görev düzenlenirken, müşterinin sohbetinde aşağıdaki metinle bir yorum görünecektir:

Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Burada:

  • task_id — görev kimliği
  • task_name — görevin adı