La section « Tâches » mérite sans aucun doute le statut de l’une des sections les plus utiles de MaviBot. Il s’agit d’une fonctionnalité importante qui aide les utilisateurs à organiser et gérer leurs tâches et listes de choses à faire. Elle fournit un système de création, d’édition, de priorisation et de suivi des tâches, aidant les utilisateurs à rester organisés et à améliorer leur productivité.
Les principales fonctionnalités de la section Tâches incluent :
Création et édition de tâches :
Les utilisateurs peuvent créer de nouvelles tâches, ajouter des descriptions et définir des échéances.
Priorisation des tâches :
Les utilisateurs peuvent attribuer des priorités à chaque tâche afin que les plus importantes soient réalisées en premier.
Attribution d’une tâche à un employé spécifique :
Les tâches peuvent être attribuées à un membre particulier de l’équipe. Chaque employé peut consulter sa liste de tâches personnelle, ce qui permet d’éviter les oublis et d’augmenter la productivité.
Gestion des tâches basée sur un calendrier :
Les utilisateurs peuvent consulter un calendrier hebdomadaire avec toutes les tâches existantes et suivre leurs échéances pour ne rien manquer.
Regroupement des tâches :
Les tâches peuvent être organisées en catégories, ce qui facilite leur recherche et leur gestion.
Suivi de l’avancement des tâches :
Les utilisateurs peuvent surveiller le statut de chaque tâche, les marquer comme terminées ou les reporter si nécessaire.
Comment utiliser la section Tâches
L’utilisation de la section Tâches est assez simple. L’interface est intuitive, ce qui facilite la création, la suppression ou l’édition des tâches.
Par défaut, toutes les tâches sont affichées dans une vue calendrier
Cependant, si nécessaire, les tâches peuvent également être affichées dans une vue liste.
Dans la vue liste, les tâches sont regroupées en colonnes Kanban. Chaque ligne de tâche affiche également :
- Échéance
- Participants à la tâche
- Statut de la tâche (avancement)
- Priorité
Le choix d’afficher les tâches sous forme de liste ou de calendrier est enregistré automatiquement. Vous n’avez pas besoin de passer à votre vue préférée à chaque fois, et vous pouvez modifier le format d’affichage à tout moment ultérieurement.
Les tâches en retard peuvent être modifiées par un employé ayant le rôle Administrateur ou par un membre de l’équipe ayant obtenu l’autorisation de modifier ces tâches dans un rôle personnalisé.
Pour configurer les autorisations de modification des tâches pour les autres membres de l’équipe, vous devez vous rendre dans le Rôle personnalisé.
Ensuite, activez les cases à cocher requises pour le rôle ou l’employé spécifique.
Création et édition de tâches
Les tâches peuvent être créées soit liées à une affaire, soit indépendamment.
Les tâches liées à une affaire sont créées dans la section CRM MaviBot.
Pour créer une tâche, cliquez sur le bouton « Ajouter une tâche » à l’écran.
Une fenêtre de création de tâche s’ouvrira alors.
Il existe également un formulaire d’ajout rapide de tâche : pour l’utiliser, cliquez sur le + à côté de la date souhaitée, et le formulaire s’ouvrira en bas.
Cliquer sur le bouton « + » ouvre un formulaire compact de création de tâche avec les champs suivants :
- Sélectionner un client — pour lier la tâche à un client spécifique
- Échéance de la tâche — date et heure d’achèvement de la tâche
- Priorité — faible, moyenne ou élevée
- Attribuer un employé responsable — désigner qui effectuera la tâche
Dans la fiche client sur MaviBot, vous pouvez voir combien de tâches ont été créées pour ce client.
Dans la section Clients, vous pouvez créer ou supprimer une tâche et consulter la liste des tâches associées à ce client.
Vous pouvez également créer une tâche directement dans le CRM, sans ouvrir de chat, à partir de la liste des affaires existantes dans le pipeline de vente.
Après avoir cliqué sur le bouton « Tâches de l’affaire », la fenêtre de création de tâche s’ouvrira, similaire à celle utilisée lors de la création d’une tâche dans un chat client.
La fenêtre comprend des champs pour :
- Nom de la tâche
- Priorité et échéance
- Description de la tâche
- Attribution d’un employé responsable
Une fois la tâche créée, vous pouvez la visualiser en cliquant sur l’icône Tâches.
Cliquer sur le bouton « Tâches de l’affaire » ouvrira la fenêtre de chat client avec la section Tâches.
Ici, vous pouvez modifier une tâche, la marquer comme terminée ou la supprimer.
Pour terminer une tâche, ouvrez la fenêtre Modifier la tâche. Dans la fenêtre d’édition, vous pouvez :
- Modifier la priorité de la tâche
- Modifier le nom de la tâche
- Attribuer la tâche à un autre employé
Terminer une tâche
Pour marquer une tâche comme terminée, cliquez sur la coche sur la carte de tâche.
Après cela, la tâche apparaîtra comme suit.
Kanban
Kanban est une fonctionnalité de gestion des tâches qui se concentre sur le flux de travail et la minimisation des retards. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser les tâches en groupes spécifiques et de suivre leur avancement.
Kanban utilise des tableaux avec des cartes, chacune représentant une tâche ou une étape de travail. Les cartes se déplacent sur le tableau en fonction de l’avancement de la tâche. Par exemple, une carte peut commencer dans « Planification », passer à « En cours », et enfin atteindre « Terminé ».
Créer une colonne dans Kanban
Pour utiliser la fonctionnalité Kanban, cliquez et allez dans la section correspondante :
Cliquez sur le bouton Ajouter une colonne.
Après avoir cliqué sur le bouton, un formulaire s’ouvrira avec un champ pour saisir le nom de la colonne et une option pour sélectionner la couleur de la colonne.
Après avoir saisi le nom de la colonne et sélectionné une couleur (si nécessaire), la colonne apparaîtra dans l’onglet Kanban.
Vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire à l’aide du bouton « Ajouter une colonne » (voir l’exemple ci-dessus).
Pour ajouter une tâche à une colonne spécifique, cliquez sur le bouton « + Ajouter une tâche ». Une fenêtre de création rapide de tâche s’ouvrira alors.
Vous pouvez également utiliser le bouton sur le panneau supérieur pour ajouter une tâche, ou ajouter une tâche directement dans une colonne sous les tâches existantes.
Le formulaire modal ouvert comprend les champs suivants :
- Nom de la tâche
- Sélection du client (pour lier la tâche à un client spécifique)
- Sélection de la colonne
- Niveau de priorité
- Échéance
- Attribution d’un employé responsable
Des pièces jointes peuvent être ajoutées aux tâches :
Veuillez noter !
Restrictions concernant les pièces jointes :
- Seuls les fichiers photo ou vidéo sont autorisés
- Pas plus de 10 pièces jointes par tâche
- La taille de chaque pièce jointe ne doit pas dépasser 20 Mo
Modifier les colonnes et les tâches
Pour modifier une colonne, utilisez le menu de paramètres supplémentaires, qui s’ouvre en cliquant sur le bouton correspondant.
Dans le menu déroulant, vous pouvez également créer une tâche, modifier la colonne ou la supprimer.
Veuillez noter que la suppression d’une colonne ne supprime pas les tâches. Les tâches seront déplacées de la section Kanban vers la vue calendrier ou liste, où elles apparaîtront avec leur date attribuée.
Déplacer des tâches et réorganiser les colonnes
Toute tâche du tableau calendrier peut être déplacée vers une colonne Kanban.
Pour ce faire, ouvrez les paramètres d’édition de la tâche et sélectionnez la colonne où vous souhaitez placer la tâche.
Pour réorganiser les colonnes, cliquez sur l’icône paramètres (engrenage) dans le menu supérieur pour ouvrir la fenêtre des paramètres.
Ensuite, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé sur la colonne souhaitée et faites-la glisser vers la position requise.
Rappels
Pour activer les notifications de tâches (telles que la création de tâche, l’édition de tâche, etc.), allez dans la section « Rappels » dans les paramètres du projet et cochez les cases.
Après cela, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Exemples :
Lorsqu’une tâche liée à un client spécifique est créée dans la section Clients, un message apparaîtra dans le chat du client avec le texte suivant :
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Où :
- task_id — l’identifiant unique de la tâche
- task_name — le nom de la tâche
Lors de la modification d’une tâche liée à un client spécifique, un commentaire apparaîtra dans le chat du client avec le texte suivant :
Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Où :
- task_id — l’ID de la tâche
- task_name — le nom de la tâche