Der Bereich „Aufgaben“ verdient definitiv den Status eines der nützlichsten Bereiche in MaviBot. Dies ist eine wichtige Funktion, die Benutzern hilft, ihre Aufgaben und To-Do-Listen zu organisieren und zu verwalten. Sie bietet ein System zum Erstellen, Bearbeiten, Priorisieren und Verfolgen von Aufgaben und hilft Benutzern, organisiert zu bleiben und die Produktivität zu steigern.

Die Hauptfunktionen des Bereichs Aufgaben umfassen:

Erstellen und Bearbeiten von Aufgaben:
Benutzer können neue Aufgaben erstellen, Beschreibungen hinzufügen und Fristen festlegen.

Priorisierung von Aufgaben:
Benutzer können jeder Aufgabe eine Priorität zuweisen, sodass die wichtigsten zuerst erledigt werden.

Zuweisen von Aufgaben zu einem bestimmten Mitarbeiter:
Aufgaben können einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden. Jeder Mitarbeiter kann seine persönliche Aufgabenliste einsehen, was hilft, verpasste Aufgaben zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

Kalenderbasierte Aufgabenverwaltung:
Benutzer können einen Wochenkalender mit allen vorhandenen Aufgaben anzeigen und deren Fristen verfolgen, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

Aufgabengruppierung:
Aufgaben können in Kategorien organisiert werden, was das Auffinden und Verwalten erleichtert.

Aufgabenfortschritt verfolgen:
Benutzer können den Status jeder Aufgabe überwachen, sie als erledigt markieren oder bei Bedarf verschieben.

So verwenden Sie den Aufgabenbereich

Die Verwendung des Bereichs Aufgaben ist recht einfach. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und ermöglicht das einfache Erstellen, Löschen oder Bearbeiten von Aufgaben.

Standardmäßig werden alle Aufgaben in einer Kalenderansicht angezeigt.

Bei Bedarf können Aufgaben jedoch auch in einer Listenansicht angezeigt werden.

In der Listenansicht werden Aufgaben in Kanban-Spalten gruppiert. Jede Aufgabenzeile zeigt außerdem:

  • Frist
  • Aufgabenteilnehmer
  • Aufgabenstatus (Fortschritt)
  • Priorität

Die Wahl der Anzeige von Aufgaben als Liste oder Kalender wird automatisch gespeichert. Sie müssen nicht jedes Mal zu Ihrer bevorzugten Ansicht wechseln und können das Ansichtsformat jederzeit später ändern.

Überfällige Aufgaben können von einem Mitarbeiter mit der Rolle Administrator oder von einem Teammitglied bearbeitet werden, dem in einer benutzerdefinierten Rolle die Berechtigung zum Bearbeiten solcher Aufgaben erteilt wurde.

Um die Berechtigungen zum Bearbeiten von Aufgaben für andere Teammitglieder zu konfigurieren, müssen Sie zu Benutzerdefinierte Rolle gehen.

Aktivieren Sie als Nächstes die erforderlichen Kontrollkästchen für die jeweilige Rolle oder den Mitarbeiter.

Erstellen und Bearbeiten von Aufgaben

Aufgaben können entweder mit einem Deal verknüpft oder unabhängig erstellt werden.
Mit einem Deal verknüpfte Aufgaben werden im Bereich MaviBot CRM erstellt.

Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aufgabe hinzufügen“ auf dem Bildschirm.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster zum Erstellen einer Aufgabe.

Es gibt auch ein Schnellformular zum Hinzufügen von Aufgaben: Um es zu verwenden, klicken Sie auf das + neben dem gewünschten Datum, und das Formular öffnet sich unten.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „+“ öffnet sich ein kompaktes Formular zum Erstellen von Aufgaben mit den folgenden Feldern:

  • Kunden auswählen — um die Aufgabe mit einem bestimmten Kunden zu verknüpfen
  • Aufgabenfrist — Datum und Uhrzeit für die Erledigung der Aufgabe
  • Priorität — niedrig, mittel oder hoch
  • Verantwortlichen Mitarbeiter zuweisen — festlegen, wer die Aufgabe erledigt

In der Kundenkarte in MaviBot können Sie sehen, wie viele Aufgaben für diesen Kunden erstellt wurden.

Im Bereich Kunden können Sie eine Aufgabe erstellen oder löschen und die Liste der mit diesem Kunden verbundenen Aufgaben anzeigen.

Sie können auch eine Aufgabe direkt im CRM erstellen, ohne einen Chat zu öffnen, und zwar aus der Liste der vorhandenen Deals in der Verkaufspipeline.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Deal-Aufgaben“ öffnet sich das Fenster zum Erstellen einer Aufgabe, ähnlich dem, das beim Erstellen einer Aufgabe in einem Kundenchat verwendet wird.

Das Fenster enthält Felder für:

  • Aufgabenname
  • Priorität und Frist
  • Aufgabenbeschreibung
  • Zuweisen eines verantwortlichen Mitarbeiters

Sobald die Aufgabe erstellt ist, können Sie sie anzeigen, indem Sie auf das Aufgaben-Symbol klicken.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Deal-Aufgaben“ wird das Kundenchat-Fenster mit dem Bereich Aufgaben geöffnet.

Hier können Sie eine Aufgabe bearbeiten, als erledigt markieren oder löschen.

Um eine Aufgabe abzuschließen, öffnen Sie das Fenster Aufgabe bearbeiten. Im Bearbeitungsfenster können Sie:

  • Die Priorität der Aufgabe ändern
  • Den Aufgabennamen bearbeiten
  • Die Aufgabe einem anderen Mitarbeiter zuweisen

Abschließen einer Aufgabe

Um eine Aufgabe als erledigt zu markieren, klicken Sie auf das Häkchen auf der Aufgabenkarte.

Danach wird die Aufgabe wie folgt angezeigt.

Kanban

Kanban ist eine Aufgabenverwaltungsfunktion, die sich auf den Arbeitsablauf und die Minimierung von Verzögerungen konzentriert. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Aufgaben in bestimmte Gruppen zu organisieren und ihren Fortschritt zu verfolgen.

Kanban verwendet Boards mit Karten, die jeweils eine Aufgabe oder eine Arbeitsphase darstellen. Karten bewegen sich je nach Fortschritt der Aufgabe über das Board. Beispielsweise kann eine Karte in „Planung“ beginnen, zu „In Bearbeitung“ wechseln und schließlich „Abgeschlossen“ erreichen.

Erstellen einer Spalte in Kanban

Um die Kanban-Funktionalität zu nutzen, klicken Sie und gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalte hinzufügen.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche öffnet sich ein Formular mit einem Feld zur Eingabe des Spaltennamens und einer Option zur Auswahl der Spaltenfarbe.

Nach der Eingabe des Spaltennamens und der Auswahl einer Farbe (falls erforderlich) wird die Spalte im Kanban-Tab angezeigt.

Sie können mit der Schaltfläche „Spalte hinzufügen“ (siehe Beispiel oben) beliebig viele Spalten hinzufügen.

Um eine Aufgabe zu einer bestimmten Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Aufgabe hinzufügen“. Daraufhin öffnet sich ein Schnellfenster zum Erstellen einer Aufgabe.

Sie können auch die Schaltfläche auf der oberen Leiste verwenden, um eine Aufgabe hinzuzufügen, oder eine Aufgabe direkt in einer Spalte unter den vorhandenen Aufgaben hinzufügen.

Das geöffnete modale Formular enthält die folgenden Felder:

  • Aufgabenname
  • Kundenauswahl (um die Aufgabe mit einem bestimmten Kunden zu verknüpfen)
  • Spaltenauswahl
  • Prioritätsstufe
  • Frist
  • Zuweisen eines verantwortlichen Mitarbeiters

Aufgaben können Anhänge hinzugefügt werden:

Bitte beachten Sie!

Einschränkungen für Anhänge:

  • Es sind nur Foto- oder Videodateien erlaubt
  • Nicht mehr als 10 Anhänge pro Aufgabe
  • Die Größe jedes Anhangs darf 20 MB nicht überschreiten

Bearbeiten von Spalten und Aufgaben

Um eine Spalte zu bearbeiten, verwenden Sie das Menü für zusätzliche Einstellungen, das sich durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche öffnet.

Im Dropdown-Menü können Sie auch eine Aufgabe erstellen, die Spalte bearbeiten oder löschen.

Bitte beachten Sie, dass das Löschen einer Spalte nicht die Aufgaben löscht. Die Aufgaben werden aus dem Kanban-Bereich in die Kalender- oder Listenansicht verschoben, wo sie mit ihrem zugewiesenen Datum angezeigt werden.

Verschieben von Aufgaben und Neuanordnen von Spalten

Jede Aufgabe aus dem Kalenderboard kann in eine Kanban-Spalte verschoben werden.
Öffnen Sie dazu die Aufgabenbearbeitungseinstellungen und wählen Sie die Spalte aus, in die Sie die Aufgabe verschieben möchten.

Um Spalten neu anzuordnen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol (Zahnrad) im oberen Menü, um das Einstellungsfenster zu öffnen.

Klicken und halten Sie dann die linke Maustaste auf der gewünschten Spalte und ziehen Sie sie an die gewünschte Position.

Rückrufe

Um Aufgabenbenachrichtigungen zu aktivieren (z. B. Aufgabenerstellung, Aufgabenbearbeitung usw.), gehen Sie zum Bereich „Rückrufe“ in den Projekteinstellungen und aktivieren Sie die Kontrollkästchen.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern.

Beispiele:

Wenn im Bereich Kunden eine Aufgabe erstellt wird, die mit einem bestimmten Kunden verknüpft ist, erscheint im Chat des Kunden eine Nachricht mit folgendem Text:

new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Wobei:

  • task_id — die eindeutige Kennung der Aufgabe
  • task_name — der Name der Aufgabe

Beim Bearbeiten einer Aufgabe, die mit einem bestimmten Kunden verknüpft ist, erscheint im Chat des Kunden ein Kommentar mit folgendem Text:

Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Wobei:

  • task_id — die Aufgaben-ID
  • task_name — der Name der Aufgabe