«Тапсырмалар» бөлімі MaviBot-тағы ең пайдалы бөлімдердің бірі мәртебесіне лайықты. Бұл пайдаланушыларға өз тапсырмаларын және істер тізімін ұйымдастыруға және басқаруға көмектесетін маңызды мүмкіндік. Ол тапсырмаларды құру, өңдеу, басымдық беру және қадағалау жүйесін ұсынады, пайдаланушыларға ұйымшыл болуға және өнімділікті арттыруға көмектеседі.
Тапсырмалар бөлімінің негізгі мүмкіндіктеріне мыналар кіреді:
Тапсырмаларды құру және өңдеу:
Пайдаланушылар жаңа тапсырмалар жасай алады, сипаттамалар қоса алады және мерзімдерді белгілей алады.
Тапсырмаларға басымдық беру:
Пайдаланушылар әр тапсырмаға басымдық бере алады, осылайша ең маңыздылары бірінші орындалады.
Тапсырманы белгілі бір қызметкерге тағайындау:
Тапсырмаларды нақты команда мүшесіне тағайындауға болады. Әрбір қызметкер өзінің жеке тапсырмалар тізімін көре алады, бұл тапсырмалардың өткізіліп кетуіне жол бермейді және өнімділікті арттырады.
Күнтізбе негізіндегі тапсырмаларды басқару:
Пайдаланушылар барлық бар тапсырмалары бар апталық күнтізбені көре алады және ештеңені жіберіп алмау үшін олардың мерзімдерін қадағалай алады.
Тапсырмаларды топтау:
Тапсырмаларды санаттарға бөлуге болады, бұл оларды табуды және басқаруды жеңілдетеді.
Тапсырмалардың орындалу барысын қадағалау:
Пайдаланушылар әр тапсырманың күйін бақылай алады, оларды аяқталды деп белгілей алады немесе қажет болған жағдайда кейінге қалдыра алады.
Тапсырмалар бөлімін қалай пайдалану керек
Тапсырмалар бөлімін пайдалану өте қарапайым. Интерфейс интуитивті, сондықтан тапсырмаларды құру, жою немесе өңдеу оңай.
Әдепкі бойынша, барлық тапсырмалар күнтізбе көрінісінде көрсетіледі
Дегенмен, қажет болса, тапсырмаларды тізім көрінісінде де көрсетуге болады.
Тізім көрінісінде тапсырмалар Канбан бағандарына топтастырылған. Әрбір тапсырма жолында келесілер де көрсетіледі:
- Мерзім
- Тапсырмаға қатысушылар
- Тапсырма күйі (барысы)
- Басымдық
Тапсырмаларды тізім немесе күнтізбе ретінде көрсету таңдауы автоматты түрде сақталады. Әр жолы өзіңізге ыңғайлы көрініске ауысудың қажеті жоқ және кез келген уақытта көрініс пішімін өзгерте аласыз.
Мерзімі өткен тапсырмаларды Әкімші рөлі бар қызметкер немесе теңшелетін рөлде мұндай тапсырмаларды өңдеуге рұқсат берілген команда мүшесі өңдей алады.
Басқа команда мүшелеріне тапсырмаларды өңдеу рұқсаттарын конфигурациялау үшін Теңшелетін рөлге өту керек.
Содан кейін белгілі бір рөл немесе қызметкер үшін қажетті құсбелгілерді қосыңыз.
Тапсырмаларды құру және өңдеу
Тапсырмаларды мәмілемен байланыстырып немесе тәуелсіз құруға болады.
Мәмілемен байланыстырылған тапсырмалар MaviBot CRM бөлімінде құрылады.
Тапсырманы құру үшін экрандағы «Тапсырма қосу» түймесін басыңыз.
Содан кейін тапсырманы құру терезесі ашылады.
Сондай-ақ жылдам тапсырма қосу пішіні бар: оны пайдалану үшін қажетті күннің жанындағы + белгісін басыңыз, сонда пішін төменгі жағында ашылады.
«+» түймесін басу келесі өрістері бар ықшам тапсырманы құру пішінін ашады:
- Клиентті таңдау — тапсырманы белгілі бір клиентпен байланыстыру үшін
- Тапсырманың мерзімі — тапсырманы орындау күні мен уақыты
- Басымдық — төмен, орташа немесе жоғары
- Жауапты қызметкерді тағайындау — тапсырманы кім орындайтынын белгілеу
MaviBot-тағы клиент картасында сол клиент үшін қанша тапсырма жасалғанын көруге болады.
Клиенттер бөлімінде тапсырманы құруға немесе жоюға және сол клиентпен байланысты тапсырмалар тізімін көруге болады.
Сондай-ақ тапсырманы CRM-де тікелей, чатты ашпай-ақ, сату құбырындағы бар мәмілелер тізімінен құруға болады.
«Мәміле тапсырмалары» түймесін басқаннан кейін, клиент чатында тапсырманы құру кезінде қолданылатынға ұқсас тапсырманы құру терезесі ашылады.
Терезеде келесі өрістер бар:
- Тапсырма атауы
- Басымдық және мерзім
- Тапсырма сипаттамасы
- Жауапты қызметкерді тағайындау
Тапсырма құрылғаннан кейін оны Тапсырмалар белгішесін басу арқылы көруге болады.
«Мәміле тапсырмалары» түймесін басу Тапсырмалар бөлімі бар клиент чаты терезесін ашады.
Мұнда тапсырманы өңдеуге, оны аяқталды деп белгілеуге немесе жоюға болады.
Тапсырманы аяқтау үшін Тапсырманы өңдеу терезесін ашыңыз. Өңдеу терезесінде сіз:
- Тапсырманың басымдығын өзгерте аласыз
- Тапсырма атауын өңдей аласыз
- Тапсырманы басқа қызметкерге тағайындай аласыз
Тапсырманы аяқтау
Тапсырманы аяқталды деп белгілеу үшін тапсырма картасындағы құсбелгіні басыңыз.
Осыдан кейін тапсырма келесідей көрінеді.
Канбан
Канбан - бұл жұмыс ағынына және кідірістерді азайтуға бағытталған тапсырмаларды басқару мүмкіндігі. Бұл мүмкіндік тапсырмаларды белгілі бір топтарға ұйымдастыруға және олардың барысын қадағалауға мүмкіндік береді.
Канбан карталары бар тақталарды пайдаланады, олардың әрқайсысы тапсырманы немесе жұмыс кезеңін білдіреді. Карталар тапсырманың барысына байланысты тақта бойынша жылжиды. Мысалы, карта «Жоспарлаудан» басталып, «Орындалудаға» ауысып, ақырында «Аяқталдыға» жетуі мүмкін.
Канбанда баған құру
Канбан функционалын пайдалану үшін басып, сәйкес бөлімге өтіңіз:
Баған қосу түймесін басыңыз.
Түймені басқаннан кейін баған атауын енгізу өрісі және баған түсін таңдау опциясы бар пішін ашылады.
Баған атауын енгізіп, түсті (қажет болса) таңдағаннан кейін, баған Канбан қойындысында пайда болады.
«Баған қосу» түймесін пайдаланып, қажетінше көптеген бағандарды қосуға болады (жоғарыдағы мысалды қараңыз).
Белгілі бір бағанға тапсырма қосу үшін «+ Тапсырма қосу» түймесін басыңыз. Содан кейін жылдам тапсырманы құру терезесі ашылады.
Сондай-ақ тапсырманы қосу үшін жоғарғы панельдегі түймені пайдалануға немесе бағанға бар тапсырмалардың астына тікелей тапсырма қосуға болады.
Ашылған модальды пішін келесі өрістерді қамтиды:
- Тапсырма атауы
- Клиентті таңдау (тапсырманы белгілі бір клиентпен байланыстыру үшін)
- Бағанды таңдау
- Басымдық деңгейі
- Мерзім
- Жауапты қызметкерді тағайындау
Тапсырмаларға тіркемелерді қосуға болады:
Назар аударыңыз!
Тіркемелерге шектеулер:
- Тек фото немесе бейне файлдарға рұқсат етіледі
- Бір тапсырмаға 10 тіркемеден артық емес
- Әрбір тіркеменің өлшемі 20 МБ аспауы керек
Бағандарды және тапсырмаларды өңдеу
Бағанды өңдеу үшін сәйкес түймені басқан кезде ашылатын қосымша параметрлер мәзірін пайдаланыңыз.
Ашылмалы мәзірде тапсырманы құруға, бағанды өңдеуге немесе жоюға да болады.
Назар аударыңыз, бағанды жою тапсырмаларды жоймайды. Тапсырмалар Канбан бөлімінен күнтізбе немесе тізім көрінісіне жылжытылады, онда олар тағайындалған күнімен көрсетіледі.
Тапсырмаларды жылжыту және бағандарды қайта реттеу
Күнтізбе тақтасындағы кез келген тапсырманы Канбан бағанына жылжытуға болады.
Ол үшін тапсырманы өңдеу параметрлерін ашып, тапсырманы орналастырғыңыз келетін бағанды таңдаңыз.
Бағандарды қайта реттеу үшін жоғарғы мәзірдегі параметрлер (тісті доңғалақ) белгішесін басып, параметрлер терезесін ашыңыз.
Содан кейін қажетті бағанды тінтуірдің сол жақ түймешігімен басып тұрыңыз және оны қажетті орынға сүйреңіз.
Кері шақырулар
Тапсырмалар туралы хабарландыруларды (мысалы, тапсырманы құру, тапсырманы өңдеу және т.б.) қосу үшін жоба параметрлеріндегі «Кері шақырулар» бөліміне өтіп, құсбелгілерді қойыңыз.
Осыдан кейін Сақтау түймесін басыңыз.
Мысалдар:
Клиенттер бөлімінде белгілі бір клиентпен байланыстырылған тапсырма құрылғанда, клиенттің чатында келесі мәтінмен хабарлама пайда болады:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Мұнда:
- task_id — тапсырманың бірегей идентификаторы
- task_name — тапсырманың атауы
Белгілі бір клиентпен байланыстырылған тапсырманы өңдеу кезінде клиенттің чатында келесі мәтінмен түсініктеме пайда болады:
Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Мұнда:
- task_id — тапсырма идентификаторы
- task_name — тапсырманың атауы