قسم "المهام" يستحق بالتأكيد مكانة أحد أكثر الأقسام فائدة في MaviBot. هذه ميزة مهمة تساعد المستخدمين على تنظيم وإدارة مهامهم وقوائم المهام. يوفر نظامًا لإنشاء المهام وتحريرها وتحديد أولوياتها وتتبعها، مما يساعد المستخدمين على البقاء منظمين وتحسين الإنتاجية.
تشمل الميزات الرئيسية لقسم المهام ما يلي:
إنشاء المهام وتحريرها:
يمكن للمستخدمين إنشاء مهام جديدة وإضافة أوصاف وتحديد مواعيد نهائية.
تحديد أولويات المهام:
يمكن للمستخدمين تعيين أولويات لكل مهمة بحيث يتم إكمال المهام الأكثر أهمية أولاً.
تعيين المهام لموظف معين:
يمكن تعيين المهام لعضو معين في الفريق. يمكن لكل موظف عرض قائمة مهامه الشخصية، مما يساعد على منع تفويت المهام وزيادة الإنتاجية.
إدارة المهام على أساس التقويم:
يمكن للمستخدمين عرض تقويم أسبوعي يحتوي على جميع المهام الحالية وتتبع مواعيدها النهائية للتأكد من عدم تفويت أي شيء.
تجميع المهام:
يمكن تنظيم المهام في فئات، مما يسهل العثور عليها وإدارتها.
تتبع تقدم المهام:
يمكن للمستخدمين مراقبة حالة كل مهمة، ووضع علامة عليها كمكتملة، أو تأجيلها إذا لزم الأمر.
كيفية استخدام قسم المهام
استخدام قسم المهام بسيط للغاية. الواجهة بديهية، مما يسهل إنشاء المهام أو حذفها أو تحريرها.
افتراضيًا، يتم عرض جميع المهام في عرض التقويم
ومع ذلك، إذا لزم الأمر، يمكن أيضًا عرض المهام في عرض القائمة.
في عرض القائمة، يتم تجميع المهام في أعمدة كانبان. يعرض كل صف مهمة أيضًا:
- الموعد النهائي
- المشاركون في المهمة
- حالة المهمة (التقدم)
- الأولوية
يتم حفظ اختيار عرض المهام كـ قائمة أو تقويم تلقائيًا. لا تحتاج إلى التبديل إلى العرض المفضل لديك في كل مرة، ويمكنك تغيير تنسيق العرض في أي وقت في المستقبل.
يمكن تحرير المهام المتأخرة بواسطة موظف لديه دور المسؤول أو بواسطة عضو فريق تم منحه الإذن لتحرير هذه المهام في دور مخصص.
لتكوين أذونات تحرير المهام لأعضاء الفريق الآخرين، تحتاج إلى الانتقال إلى الدور المخصص.
بعد ذلك، قم بتمكين مربعات الاختيار المطلوبة للدور أو الموظف المحدد.
إنشاء المهام وتحريرها
يمكن إنشاء المهام إما مرتبطة بصفقة أو بشكل مستقل.
يتم إنشاء المهام المرتبطة بالصفقة في قسم MaviBot CRM.
لإنشاء مهمة، انقر فوق الزر "إضافة مهمة" على الشاشة.
سيتم بعد ذلك فتح نافذة إنشاء المهمة.
يوجد أيضًا نموذج إضافة مهمة سريع: لاستخدامه، انقر فوق + بجوار التاريخ المطلوب، وسيتم فتح النموذج في الأسفل.
يؤدي النقر فوق الزر "+" إلى فتح نموذج إنشاء مهمة مضغوط يحتوي على الحقول التالية:
- تحديد العميل — لربط المهمة بعميل معين
- الموعد النهائي للمهمة — تاريخ ووقت إكمال المهمة
- الأولوية — منخفضة أو متوسطة أو عالية
- تعيين الموظف المسؤول — تعيين من سيكمل المهمة
في بطاقة العميل على MaviBot، يمكنك رؤية عدد المهام التي تم إنشاؤها لهذا العميل.
في قسم العملاء، يمكنك إنشاء مهمة أو حذفها وعرض قائمة المهام المرتبطة بهذا العميل.
يمكنك أيضًا إنشاء مهمة مباشرة في CRM، دون فتح محادثة، من قائمة الصفقات الحالية في مسار المبيعات.
بعد النقر فوق زر "مهام الصفقة"، سيتم فتح نافذة إنشاء المهمة، المشابهة لتلك المستخدمة عند إنشاء مهمة في محادثة العميل.
تحتوي النافذة على حقول لـ:
- اسم المهمة
- الأولوية والموعد النهائي
- وصف المهمة
- تعيين موظف مسؤول
بمجرد إنشاء المهمة، يمكنك عرضها بالنقر فوق أيقونة المهام.
سيؤدي النقر فوق زر "مهام الصفقة" إلى فتح نافذة محادثة العميل مع قسم المهام.
هنا، يمكنك تحرير مهمة، أو وضع علامة عليها كمكتملة، أو حذفها.
لإكمال مهمة، افتح نافذة تحرير المهمة. في نافذة التحرير، يمكنك:
- تغيير أولوية المهمة
- تحرير اسم المهمة
- تعيين المهمة لموظف مختلف
إكمال مهمة
لوضع علامة على مهمة كمكتملة، انقر فوق علامة الاختيار على بطاقة المهمة.
بعد ذلك، ستظهر المهمة على النحو التالي.
كانبان
كانبان هي ميزة لإدارة المهام تركز على سير العمل وتقليل التأخير. تتيح لك هذه الميزة تنظيم المهام في مجموعات محددة وتتبع تقدمها.
يستخدم كانبان لوحات تحتوي على بطاقات، تمثل كل منها مهمة أو مرحلة عمل. تتحرك البطاقات عبر اللوحة اعتمادًا على تقدم المهمة. على سبيل المثال، قد تبدأ البطاقة في "التخطيط"، ثم تنتقل إلى "قيد التنفيذ"، وتصل أخيرًا إلى "مكتمل".
إنشاء عمود في كانبان
لاستخدام وظيفة كانبان، انقر وانتقل إلى القسم المقابل:
انقر فوق الزر إضافة عمود.
بعد النقر فوق الزر، سيتم فتح نموذج يحتوي على حقل لإدخال اسم العمود وخيار لتحديد لون العمود.
بعد إدخال اسم العمود وتحديد لون (إذا لزم الأمر)، سيظهر العمود في علامة التبويب كانبان.
يمكنك إضافة أي عدد تريده من الأعمدة باستخدام الزر "إضافة عمود" (انظر المثال أعلاه).
لإضافة مهمة إلى عمود معين، انقر فوق الزر "+ إضافة مهمة". سيتم بعد ذلك فتح نافذة إنشاء مهمة سريعة.
يمكنك أيضًا استخدام الزر الموجود على اللوحة العلوية لإضافة مهمة، أو إضافة مهمة مباشرة في عمود أسفل المهام الموجودة.
يتضمن النموذج المشروط المفتوح الحقول التالية:
- اسم المهمة
- تحديد العميل (لربط المهمة بعميل معين)
- تحديد العمود
- مستوى الأولوية
- الموعد النهائي
- تعيين موظف مسؤول
يمكن إضافة مرفقات إلى المهام:
يرجى الملاحظة!
قيود المرفقات:
- يُسمح فقط بملفات الصور أو الفيديو
- لا يزيد عن 10 مرفقات لكل مهمة
- يجب ألا يتجاوز حجم كل مرفق 20 ميجابايت
تحرير الأعمدة والمهام
لتحرير عمود، استخدم قائمة الإعدادات الإضافية، التي تفتح عند النقر فوق الزر المقابل.
في القائمة المنسدلة، يمكنك أيضًا إنشاء مهمة، أو تحرير العمود، أو حذفه.
يرجى ملاحظة أن حذف عمود لا يحذف المهام. سيتم نقل المهام من قسم كانبان إلى عرض التقويم أو القائمة، حيث ستظهر مع التاريخ المحدد لها.
نقل المهام وإعادة ترتيب الأعمدة
يمكن نقل أي مهمة من لوحة التقويم إلى عمود كانبان.
للقيام بذلك، افتح إعدادات تحرير المهمة وحدد العمود الذي تريد وضع المهمة فيه.
لـ إعادة ترتيب الأعمدة، انقر فوق أيقونة الإعدادات (الترس) في القائمة العلوية لفتح نافذة الإعدادات.
ثم اضغط مع الاستمرار على زر الماوس الأيسر على العمود المطلوب واسحبه إلى الموضع المطلوب.
ردود الاتصال
لتمكين إشعارات المهام (مثل إنشاء المهمة، تحرير المهمة، إلخ)، انتقل إلى قسم "ردود الاتصال" في إعدادات المشروع وحدد مربعات الاختيار.
بعد ذلك، انقر فوق الزر حفظ.
أمثلة:
عند إنشاء مهمة مرتبطة بعميل معين في قسم العملاء، ستظهر رسالة في محادثة العميل بالنص التالي:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
حيث:
- task_id — المعرف الفريد للمهمة
- task_name — اسم المهمة
عند تحرير مهمة مرتبطة بعميل معين، سيظهر تعليق في محادثة العميل بالنص التالي:
Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
حيث:
- task_id — معرف المهمة
- task_name — اسم المهمة