A seção “Tarefas” definitivamente merece o status de uma das seções mais úteis do MaviBot. Este é um recurso importante que ajuda os usuários a organizar e gerenciar suas tarefas e listas de afazeres. Ele fornece um sistema para criar, editar, priorizar e acompanhar tarefas, ajudando os usuários a se manterem organizados e a melhorarem a produtividade.
Os principais recursos da seção Tarefas incluem:
Criação e edição de tarefas:
Os usuários podem criar novas tarefas, adicionar descrições e definir prazos.
Priorização de tarefas:
Os usuários podem atribuir prioridades a cada tarefa para que as mais importantes sejam concluídas primeiro.
Atribuição de tarefas a um funcionário específico:
As tarefas podem ser atribuídas a um membro específico da equipe. Cada funcionário pode visualizar sua lista de tarefas pessoal, o que ajuda a evitar tarefas perdidas e aumenta a produtividade.
Gerenciamento de tarefas baseado em calendário:
Os usuários podem visualizar um calendário semanal com todas as tarefas existentes e acompanhar seus prazos para garantir que nada seja perdido.
Agrupamento de tarefas:
As tarefas podem ser organizadas em categorias, facilitando sua localização e gerenciamento.
Acompanhamento do progresso das tarefas:
Os usuários podem monitorar o status de cada tarefa, marcá-las como concluídas ou adiá-las, se necessário.
Como Usar a Seção de Tarefas
Usar a seção Tarefas é bastante simples. A interface é intuitiva, facilitando a criação, exclusão ou edição de tarefas.
Por padrão, todas as tarefas são exibidas em uma visualização de calendário
No entanto, se necessário, as tarefas também podem ser exibidas em uma visualização de lista.
Na visualização de lista, as tarefas são agrupadas em colunas Kanban. Cada linha de tarefa também exibe:
- Prazo
- Participantes da tarefa
- Status da tarefa (progresso)
- Prioridade
A escolha de exibir as tarefas como lista ou calendário é salva automaticamente. Você não precisa alternar para sua visualização preferida toda vez e pode alterar o formato de visualização a qualquer momento no futuro.
Tarefas atrasadas podem ser editadas por um funcionário com a função Administrador ou por um membro da equipe que tenha permissão para editar tais tarefas em uma função personalizada.
Para configurar as permissões de edição de tarefas para outros membros da equipe, você precisa ir para a Função personalizada.
Em seguida, ative as caixas de seleção necessárias para a função ou funcionário específico.
Criação e Edição de Tarefas
As tarefas podem ser criadas vinculadas a um negócio ou de forma independente.
As tarefas vinculadas a um negócio são criadas na seção MaviBot CRM.
Para criar uma tarefa, clique no botão “Adicionar uma Tarefa” na tela.
Uma janela de criação de tarefa será aberta.
Há também um formulário rápido de adição de tarefa: para usá-lo, clique no + ao lado da data desejada, e o formulário será aberto na parte inferior.
Clicar no botão “+” abre um formulário compacto de criação de tarefa com os seguintes campos:
- Selecionar Cliente — para vincular a tarefa a um cliente específico
- Prazo da Tarefa — data e hora para conclusão da tarefa
- Prioridade — baixa, média ou alta
- Atribuir Funcionário Responsável — designar quem concluirá a tarefa
No cartão do cliente no MaviBot, você pode ver quantas tarefas foram criadas para aquele cliente.
Na seção Clientes, você pode criar ou excluir uma tarefa e visualizar a lista de tarefas associadas a esse cliente.
Você também pode criar uma tarefa diretamente no CRM, sem abrir um chat, a partir da lista de negócios existentes no pipeline de vendas.
Após clicar no botão "Tarefas do negócio", a janela de criação de tarefa será aberta, semelhante à usada ao criar uma tarefa em um chat de cliente.
A janela inclui campos para:
- Nome da tarefa
- Prioridade e prazo
- Descrição da tarefa
- Atribuição de um funcionário responsável
Assim que a tarefa for criada, você pode visualizá-la clicando no ícone de Tarefas.
Clicar no botão "Tarefas do negócio" abrirá a janela de chat do cliente com a seção Tarefas.
Aqui, você pode editar uma tarefa, marcá-la como concluída ou excluí-la.
Para concluir uma tarefa, abra a janela Editar Tarefa. Na janela de edição, você pode:
- Alterar a prioridade da tarefa
- Editar o nome da tarefa
- Atribuir a tarefa a um funcionário diferente
Concluindo uma Tarefa
Para marcar uma tarefa como concluída, clique na marca de seleção no cartão da tarefa.
Depois disso, a tarefa aparecerá da seguinte forma.
Kanban
Kanban é um recurso de gerenciamento de tarefas que foca no fluxo de trabalho e na minimização de atrasos. Este recurso permite que você organize tarefas em grupos específicos e acompanhe seu progresso.
O Kanban usa quadros com cartões, cada um representando uma tarefa ou um estágio do trabalho. Os cartões se movem pelo quadro dependendo do progresso da tarefa. Por exemplo, um cartão pode começar em “Planejamento”, passar para “Em Andamento” e finalmente chegar a “Concluído”.
Criando uma Coluna no Kanban
Para usar a funcionalidade Kanban, clique e vá para a seção correspondente:
Clique no botão Adicionar Coluna.
Após clicar no botão, um formulário será aberto com um campo para inserir o nome da coluna e uma opção para selecionar a cor da coluna.
Após inserir o nome da coluna e selecionar uma cor (se necessário), a coluna aparecerá na aba Kanban.
Você pode adicionar quantas colunas forem necessárias usando o botão “Adicionar Coluna” (veja o exemplo acima).
Para adicionar uma tarefa a uma coluna específica, clique no botão “+ Adicionar uma Tarefa”. Uma janela rápida de criação de tarefa será aberta.
Você também pode usar o botão no painel superior para adicionar uma tarefa, ou adicionar uma tarefa diretamente em uma coluna abaixo das tarefas existentes.
O formulário modal aberto inclui os seguintes campos:
- Nome da tarefa
- Seleção de cliente (para vincular a tarefa a um cliente específico)
- Seleção de coluna
- Nível de prioridade
- Prazo
- Atribuição de um funcionário responsável
Você pode adicionar anexos às tarefas:
Por favor, observe!
Restrições de anexos:
- Apenas arquivos de foto ou vídeo são permitidos
- No máximo 10 anexos por tarefa
- O tamanho de cada anexo não deve exceder 20 MB
Editando Colunas e Tarefas
Para editar uma coluna, use o menu de configurações adicionais, que é aberto ao clicar no botão correspondente.
No menu suspenso, você também pode criar uma tarefa, editar a coluna ou excluí-la.
Observe que excluir uma coluna não exclui as tarefas. As tarefas serão movidas da seção Kanban para a visualização de calendário ou lista, onde aparecerão com a data atribuída.
Movendo Tarefas e Reordenando Colunas
Qualquer tarefa do quadro de calendário pode ser movida para uma coluna Kanban.
Para fazer isso, abra as configurações de edição da tarefa e selecione a coluna onde deseja colocar a tarefa.
Para reordenar colunas, clique no ícone de configurações (engrenagem) no menu superior para abrir a janela de configurações.
Em seguida, clique e segure o botão esquerdo do mouse na coluna desejada e arraste-a para a posição necessária.
Callbacks
Para ativar notificações de tarefas (como criação de tarefa, edição de tarefa, etc.), vá para a seção “Callbacks” nas configurações do projeto e marque as caixas de seleção.
Depois disso, clique no botão Salvar.
Exemplos:
Quando uma tarefa vinculada a um cliente específico é criada na seção Clientes, uma mensagem aparecerá no chat do cliente com o seguinte texto:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Onde:
- task_id — o identificador único da tarefa
- task_name — o nome da tarefa
Ao editar uma tarefa vinculada a um cliente específico, um comentário aparecerá no chat do cliente com o seguinte texto:
Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Onde:
- task_id — o ID da tarefa
- task_name — o nome da tarefa