Раздел «Задачи» по праву заслуживает статуса одного из самых полезных разделов в MaviBot. Это важная функция, которая помогает пользователям организовывать и управлять своими задачами и списками дел. Она предоставляет систему для создания, редактирования, расстановки приоритетов и отслеживания задач, помогая пользователям оставаться организованными и повышать продуктивность.
Основные возможности раздела «Задачи» включают:
Создание и редактирование задач:
Пользователи могут создавать новые задачи, добавлять описания и устанавливать сроки выполнения.
Приоритизация задач:
Пользователи могут назначать приоритет каждой задаче, чтобы наиболее важные выполнялись в первую очередь.
Назначение задач конкретному сотруднику:
Задачи могут быть назначены определенному члену команды. Каждый сотрудник может просматривать свой личный список задач, что помогает предотвратить пропущенные задачи и повышает продуктивность.
Управление задачами на основе календаря:
Пользователи могут просматривать еженедельный календарь со всеми существующими задачами и отслеживать их сроки, чтобы ничего не упустить.
Группировка задач:
Задачи можно организовывать по категориям, что упрощает их поиск и управление.
Отслеживание прогресса задач:
Пользователи могут контролировать статус каждой задачи, отмечать их как выполненные или откладывать при необходимости.
Как использовать раздел «Задачи»
Использовать раздел «Задачи» довольно просто. Интерфейс интуитивно понятен, что позволяет легко создавать, удалять или редактировать задачи.
По умолчанию все задачи отображаются в виде календаря
Однако при необходимости задачи также можно отображать в виде списка.
В виде списка задачи группируются в колонки Канбан. В каждой строке задачи также отображаются:
- Срок выполнения
- Участники задачи
- Статус задачи (прогресс)
- Приоритет
Выбор отображения задач в виде списка или календаря сохраняется автоматически. Вам не нужно каждый раз переключаться на предпочитаемый вид, и вы можете изменить формат отображения в любое время в будущем.
Просроченные задачи может редактировать сотрудник с ролью Администратор или член команды, которому предоставлено разрешение на редактирование таких задач в пользовательской роли.
Чтобы настроить разрешения на редактирование задач для других членов команды, необходимо перейти в раздел Пользовательская роль.
Затем включите необходимые флажки для конкретной роли или сотрудника.
Создание и редактирование задач
Задачи могут быть созданы как привязанные к сделке, так и независимо.
Задачи, привязанные к сделке, создаются в разделе CRM MaviBot.
Чтобы создать задачу, нажмите кнопку «Добавить задачу» на экране.
Затем откроется окно создания задачи.
Также существует форма быстрого добавления задачи: чтобы ею воспользоваться, нажмите + рядом с нужной датой, и форма откроется внизу.
Нажатие кнопки «+» открывает компактную форму создания задачи со следующими полями:
- Выбрать клиента — для привязки задачи к конкретному клиенту
- Срок выполнения задачи — дата и время выполнения задачи
- Приоритет — низкий, средний или высокий
- Назначить ответственного сотрудника — укажите, кто будет выполнять задачу
В карточке клиента в MaviBot вы можете увидеть, сколько задач создано для этого клиента.
В разделе «Клиенты» вы можете создать или удалить задачу, а также просмотреть список задач, связанных с этим клиентом.
Вы также можете создать задачу непосредственно в CRM, не открывая чат, из списка существующих сделок в воронке продаж.
После нажатия кнопки «Задачи сделки» откроется окно создания задачи, аналогичное тому, которое используется при создании задачи в чате с клиентом.
Окно содержит поля для:
- Названия задачи
- Приоритета и срока выполнения
- Описания задачи
- Назначения ответственного сотрудника
После создания задачи вы можете просмотреть ее, нажав на значок «Задачи».
Нажатие кнопки «Задачи сделки» откроет окно чата с клиентом с разделом «Задачи».
Здесь вы можете редактировать задачу, отмечать ее как выполненную или удалять.
Чтобы завершить задачу, откройте окно «Редактировать задачу». В окне редактирования вы можете:
- Изменить приоритет задачи
- Отредактировать название задачи
- Назначить задачу другому сотруднику
Завершение задачи
Чтобы отметить задачу как выполненную, нажмите галочку на карточке задачи.
После этого задача будет выглядеть следующим образом.
Канбан
Канбан — это функция управления задачами, которая фокусируется на рабочем процессе и минимизации задержек. Эта функция позволяет организовывать задачи в определенные группы и отслеживать их прогресс.
Канбан использует доски с карточками, каждая из которых представляет задачу или этап работы. Карточки перемещаются по доске в зависимости от прогресса задачи. Например, карточка может начать с этапа «Планирование», перейти в «В работе» и, наконец, достичь «Завершено».
Создание колонки в Канбан
Чтобы использовать функциональность Канбан, нажмите и перейдите в соответствующий раздел:
Нажмите кнопку «Добавить колонку».
После нажатия кнопки откроется форма с полем для ввода названия колонки и опцией выбора цвета колонки.
После ввода названия колонки и выбора цвета (при необходимости) колонка появится на вкладке «Канбан».
Вы можете добавить столько колонок, сколько необходимо, с помощью кнопки «Добавить колонку» (см. пример выше).
Чтобы добавить задачу в определенную колонку, нажмите кнопку «+ Добавить задачу». Затем откроется окно быстрого создания задачи.
Вы также можете использовать кнопку на верхней панели для добавления задачи или добавить задачу непосредственно в колонку под существующими задачами.
Открывшаяся модальная форма включает следующие поля:
- Название задачи
- Выбор клиента (для привязки задачи к конкретному клиенту)
- Выбор колонки
- Уровень приоритета
- Срок выполнения
- Назначение ответственного сотрудника
В задачи можно добавить вложения:
Обратите внимание!
Ограничения на вложения:
- Разрешены только файлы фото или видео
- Не более 10 вложений на задачу
- Размер каждого вложения не должен превышать 20 МБ
Редактирование колонок и задач
Чтобы отредактировать колонку, используйте меню дополнительных настроек, которое открывается при нажатии соответствующей кнопки.
В выпадающем меню вы также можете создать задачу, отредактировать колонку или удалить ее.
Обратите внимание, что удаление колонки не удаляет задачи. Задачи будут перемещены из раздела «Канбан» в вид календаря или списка, где они появятся с назначенной датой.
Перемещение задач и изменение порядка колонок
Любую задачу с доски календаря можно переместить в колонку Канбан.
Для этого откройте настройки редактирования задачи и выберите колонку, в которую хотите поместить задачу.
Чтобы изменить порядок колонок, нажмите значок настроек (шестеренку) в верхнем меню, чтобы открыть окно настроек.
Затем нажмите и удерживайте левую кнопку мыши на нужной колонке и перетащите ее на требуемую позицию.
Обратные вызовы
Чтобы включить уведомления о задачах (например, о создании задачи, редактировании задачи и т.д.), перейдите в раздел «Обратные вызовы» в настройках проекта и установите флажки.
После этого нажмите кнопку «Сохранить».
Примеры:
Когда задача, связанная с конкретным клиентом, создается в разделе «Клиенты», в чате клиента появится сообщение со следующим текстом:
new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Где:
- task_id — уникальный идентификатор задачи
- task_name — название задачи
При редактировании задачи, связанной с конкретным клиентом, в чате клиента появится комментарий со следующим текстом:
Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}
Где:
- task_id — идентификатор задачи
- task_name — название задачи