Bahagian “Tugas” sememangnya layak mendapat status sebagai salah satu bahagian paling berguna dalam MaviBot. Ini adalah ciri penting yang membantu pengguna mengatur dan mengurus tugas serta senarai tugasan mereka. Ia menyediakan sistem untuk mencipta, menyunting, mengutamakan, dan menjejak tugas, membantu pengguna kekal teratur dan meningkatkan produktiviti.

Ciri-ciri utama bahagian Tugas termasuk:

Mencipta dan menyunting tugas:
Pengguna boleh mencipta tugas baharu, menambah penerangan, dan menetapkan tarikh akhir.

Keutamaan tugas:
Pengguna boleh memberikan keutamaan kepada setiap tugas supaya yang paling penting diselesaikan terlebih dahulu.

Menugaskan tugas kepada pekerja tertentu:
Tugas boleh ditugaskan kepada ahli pasukan tertentu. Setiap pekerja boleh melihat senarai tugas peribadi mereka, yang membantu mengelakkan tugas terlepas dan meningkatkan produktiviti.

Pengurusan tugas berasaskan kalendar:
Pengguna boleh melihat kalendar mingguan dengan semua tugas sedia ada dan menjejak tarikh akhir mereka untuk memastikan tiada yang terlepas.

Pengelompokan tugas:
Tugas boleh diatur ke dalam kategori, menjadikannya lebih mudah dicari dan diurus.

Penjejakan kemajuan tugas:
Pengguna boleh memantau status setiap tugas, menandakannya sebagai selesai, atau menangguhkannya jika perlu.

Cara Menggunakan Bahagian Tugas

Menggunakan bahagian Tugas agak mudah. Antara muka adalah intuitif, menjadikannya mudah untuk mencipta, memadam, atau menyunting tugas.

Secara lalai, semua tugas dipaparkan dalam paparan kalendar

Walau bagaimanapun, jika perlu, tugas juga boleh dipaparkan dalam paparan senarai.

Dalam paparan senarai, tugas dikumpulkan ke dalam lajur Kanban. Setiap baris tugas juga memaparkan:

  • Tarikh akhir
  • Peserta tugas
  • Status tugas (kemajuan)
  • Keutamaan

Pilihan untuk memaparkan tugas sebagai senarai atau kalendar disimpan secara automatik. Anda tidak perlu bertukar ke paparan pilihan anda setiap kali, dan anda boleh menukar format paparan pada bila-bila masa pada masa hadapan.

Tugas yang tertunggak boleh disunting oleh pekerja yang mempunyai peranan Pentadbir atau oleh ahli pasukan yang telah diberi kebenaran untuk menyunting tugas tersebut dalam peranan tersuai.

Untuk mengkonfigurasi kebenaran menyunting tugas untuk ahli pasukan lain, anda perlu pergi ke Peranan tersuai.

Seterusnya, dayakan kotak semak yang diperlukan untuk peranan atau pekerja tertentu.

Mencipta dan Menyunting Tugas

Tugas boleh dicipta sama ada dipautkan dengan urusan atau secara bebas.
Tugas yang dipautkan dengan urusan dicipta dalam bahagian CRM MaviBot.

Untuk mencipta tugas, klik butang “Tambah Tugas” pada skrin.

Tetingkap penciptaan tugas kemudian akan dibuka.

Terdapat juga borang tambah tugas pantas: untuk menggunakannya, klik + di sebelah tarikh yang dikehendaki, dan borang akan dibuka di bahagian bawah.

Mengklik butang “+” membuka borang penciptaan tugas padat dengan medan berikut:

  • Pilih Pelanggan — untuk memautkan tugas kepada pelanggan tertentu
  • Tarikh Akhir Tugas — tarikh dan masa untuk penyelesaian tugas
  • Keutamaan — rendah, sederhana, atau tinggi
  • Tugaskan Pekerja Bertanggungjawab — tentukan siapa yang akan menyelesaikan tugas

Dalam kad pelanggan di MaviBot, anda boleh melihat berapa banyak tugas telah dicipta untuk pelanggan tersebut.

Dalam bahagian Pelanggan, anda boleh mencipta atau memadam tugas dan melihat senarai tugas yang berkaitan dengan pelanggan tersebut.

Anda juga boleh mencipta tugas terus dalam CRM, tanpa membuka sembang, daripada senarai urusan sedia ada dalam saluran jualan.

Selepas mengklik butang "Tugas urusan", tetingkap penciptaan tugas akan dibuka, serupa dengan yang digunakan semasa mencipta tugas dalam sembang pelanggan.

Tetingkap termasuk medan untuk:

  • Nama tugas
  • Keutamaan dan tarikh akhir
  • Penerangan tugas
  • Menugaskan pekerja yang bertanggungjawab

Setelah tugas dicipta, anda boleh melihatnya dengan mengklik pada ikon Tugas.

Mengklik butang "Tugas urusan" akan membuka tetingkap sembang pelanggan dengan bahagian Tugas.

Di sini, anda boleh menyunting tugas, menandakannya sebagai selesai, atau memadamnya.

Untuk menyelesaikan tugas, buka tetingkap Sunting Tugas. Dalam tetingkap penyuntingan, anda boleh:

  • Menukar keutamaan tugas
  • Menyunting nama tugas
  • Menugaskan tugas kepada pekerja yang berbeza

Menyelesaikan Tugas

Untuk menandakan tugas sebagai selesai, klik tanda semak pada kad tugas.

Selepas itu, tugas akan kelihatan seperti berikut.

Kanban

Kanban ialah ciri pengurusan tugas yang memberi tumpuan kepada aliran kerja dan meminimumkan kelewatan. Ciri ini membolehkan anda mengatur tugas ke dalam kumpulan tertentu dan menjejak kemajuan mereka.

Kanban menggunakan papan dengan kad, setiap satu mewakili tugas atau peringkat kerja. Kad bergerak merentasi papan bergantung pada kemajuan tugas. Sebagai contoh, kad mungkin bermula di “Perancangan”, bergerak ke “Sedang Berjalan”, dan akhirnya mencapai “Selesai”.

Mencipta Lajur dalam Kanban

Untuk menggunakan fungsi Kanban, klik dan pergi ke bahagian yang sepadan:

Klik butang Tambah Lajur.

Selepas mengklik butang, borang akan dibuka dengan medan untuk memasukkan nama lajur dan pilihan untuk memilih warna lajur.

Selepas memasukkan nama lajur dan memilih warna (jika perlu), lajur akan muncul dalam tab Kanban.

Anda boleh menambah seberapa banyak lajur yang diperlukan menggunakan butang “Tambah Lajur” (lihat contoh di atas).

Untuk menambah tugas ke lajur tertentu, klik butang “+ Tambah Tugas”. Tetingkap penciptaan tugas pantas kemudian akan dibuka.

Anda juga boleh menggunakan butang pada panel atas untuk menambah tugas, atau menambah tugas terus dalam lajur di bawah tugas sedia ada.


Borang modal yang dibuka termasuk medan berikut:

  • Nama tugas
  • Pemilihan pelanggan (untuk memautkan tugas kepada pelanggan tertentu)
  • Pemilihan lajur
  • Tahap keutamaan
  • Tarikh akhir
  • Menugaskan pekerja yang bertanggungjawab

Lampiran boleh ditambahkan pada tugas:

Sila Ambil Perhatian!

Sekatan lampiran:

  • Hanya fail foto atau video dibenarkan
  • Tidak lebih daripada 10 lampiran setiap tugas
  • Saiz setiap lampiran tidak boleh melebihi 20 MB

Menyunting Lajur dan Tugas

Untuk menyunting lajur, gunakan menu tetapan tambahan, yang dibuka apabila anda mengklik butang yang sepadan.

Dalam menu lungsur, anda juga boleh mencipta tugas, menyunting lajur, atau memadamnya.

Sila ambil perhatian bahawa memadam lajur tidak memadamkan tugas. Tugas akan dipindahkan dari bahagian Kanban ke paparan kalendar atau senarai, di mana ia akan muncul dengan tarikh yang ditetapkan.

Menggerakkan Tugas dan Menyusun Semula Lajur

Mana-mana tugas dari papan kalendar boleh dipindahkan ke lajur Kanban.
Untuk melakukan ini, buka tetapan penyuntingan tugas dan pilih lajur di mana anda ingin meletakkan tugas.

Untuk menyusun semula lajur, klik ikon tetapan (gear) dalam menu atas untuk membuka tetingkap tetapan.

Kemudian klik dan tahan butang tetikus kiri pada lajur yang dikehendaki dan seret ke kedudukan yang diperlukan.

Panggilan Balik

Untuk mendayakan pemberitahuan tugas (seperti penciptaan tugas, penyuntingan tugas, dsb.), pergi ke bahagian “Panggilan Balik” dalam tetapan projek dan tandakan kotak semak.

Selepas ini, klik butang Simpan.

Contoh:

Apabila tugas yang dipautkan kepada pelanggan tertentu dicipta dalam bahagian Pelanggan, mesej akan muncul dalam sembang pelanggan dengan teks berikut:

new_task_added_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Di mana:

  • task_id — pengecam unik tugas
  • task_name — nama tugas

Apabila menyunting tugas yang dipautkan kepada pelanggan tertentu, komen akan muncul dalam sembang pelanggan dengan teks berikut:

Task was edited by #{current_user.display_name}: edit_task_callback task_id:#{task.id}, task_name:#{task.name}

Di mana:

  • task_id — ID tugas
  • task_name — nama tugas