จัดสรรลูกค้าให้กับผู้ปฏิบัติงานที่อยู่ในสถานะ "กำลังทำงาน" โดยอัตโนมัติ สถานะ "อยู่ในกะ" ถือเป็นสถานะที่กำลังทำงาน
ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนจะมีเมนูการตั้งค่ากิจกรรม
ภาพรวมของสถานะ:
- ออนไลน์ คือสถานะที่กำลังทำงาน เมื่อทำงานกับการจัดสรรลูกค้าอัตโนมัติ ผู้ปฏิบัติงานต้องตั้งสถานะนี้ในบัญชีส่วนตัวของตน แท็บสถานะสามารถดูได้จากทุกหน้าในโปรเจกต์ Mavibot
- พัก ตั้งค่าในช่วงพักเพื่อหยุดการจัดสรรลูกค้าให้กับพนักงานชั่วคราว
- ออฟไลน์ คือสถานะที่การจัดสรรไม่ทำงาน โดยปกติจะตั้งค่าเมื่อพนักงานไม่อยู่ในกะหรือเลิกงานแล้ว
เมื่อทำงานกับการจัดสรรอัตโนมัติ ให้ใส่ใจกับสถานะของพนักงานเพื่อให้การจัดสรรลูกค้าทำงานได้อย่างถูกต้อง
หากสถานะของพนักงานไม่ใช่ "ออนไลน์" การจัดสรรจะไม่ทำงาน
การเปิดใช้งาน
ไปที่ส่วน "พนักงาน" →"ระบบอัตโนมัติ" → เปิดสวิตช์สำหรับการจัดสรรลูกค้าอัตโนมัติ
โหมดการทำงาน
คุณสามารถระบุโหมดการทำงานของการจัดสรรได้ตลอด 24 ชั่วโมง หรือตั้งค่าโหมดการทำงานของบริษัทของคุณ
ในตัวอย่างนี้ โหมดการทำงานตลอด 24 ชั่วโมงกำลังทำงานอยู่
หากคุณเลือกโหมด "ช่วงเวลา" คุณจะต้องตั้งเวลาในการทำงาน
วันหยุดสุดสัปดาห์คือการเลือกวันที่ระบบอัตโนมัติจะไม่ทำงาน ในตัวอย่างนี้ เลือกวันเสาร์และวันอาทิตย์เป็นวันหยุดสุดสัปดาห์
วิธีการทำงาน
เมื่อเปิดระบบ ลูกค้าที่เขียนถึงบอทของคุณจะถูกแนบไปกับผู้ปฏิบัติงานที่อยู่ในกะโดยอัตโนมัติ
ระบบจะจัดสรรลูกค้าอย่างเท่าเทียมกันในหมู่ผู้ปฏิบัติงานทั้งหมด ตัวอย่างเช่น หากมีผู้ปฏิบัติงาน 5 คนในกะและมีลูกค้า 55 ราย ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนจะได้รับลูกค้า 11 ราย
เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน ลูกค้าที่เขียนมาจะหยุดถูกแนบไปกับผู้ปฏิบัติงานและถือเป็นลูกค้ากลางคืน ลูกค้ากลางคืนจะถูกกระจายอย่างเท่าเทียมกันเมื่อเริ่มต้นวันทำงานถัดไปให้กับผู้ปฏิบัติงานที่เข้ากะก่อนวันทำงาน
ตัวอย่างเช่น: มีลูกค้า 30 รายเข้ามาในเวลากลางคืน และวันทำงานควรเริ่มเวลา 6:00 น. ผู้ปฏิบัติงาน Bogdan เข้ากะเวลา 5:55 น. และผู้ปฏิบัติงาน Ruslan เข้ากะเวลา 5:57 น. ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ได้รับมอบหมายลูกค้าใดๆ เมื่อวันทำงานเริ่มเวลา 6:00 น. Bogdan และ Ruslan แต่ละคนมีลูกค้า 15 ราย หลังจากนั้นผู้ปฏิบัติงาน Philippe เข้ากะเวลา 6:05 น. แต่ลูกค้าใหม่เพิ่งเริ่มตกเป็นของเขา
หากผู้ปฏิบัติงานเขียนถึงลูกค้าที่ว่างด้วยตนเอง ลูกค้าจะถูกมอบหมายให้กับเขาโดยอัตโนมัติ
ผู้ปฏิบัติงานที่กำลังพักจะไม่ได้รับลูกค้าใหม่ อย่างไรก็ตาม ลูกค้าที่เชื่อมต่อกับผู้ปฏิบัติงานอยู่แล้วจะยังคงได้รับ
นอกจากนี้ยังมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่การจัดสรรอัตโนมัติไม่ทำงาน
การตั้งค่าสำหรับผู้ปฏิบัติงาน
ส่วนการตั้งค่าผู้ปฏิบัติงาน พนักงาน → ระบบอัตโนมัติ
- แสดงปุ่มจัดสรรลูกค้าสำหรับผู้ปฏิบัติงาน — การตั้งค่านี้ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถมอบหมายลูกค้าให้กับตนเอง โอนย้าย หรือละทิ้งลูกค้าได้
- แสดงส่วน "รอการตอบกลับ" และ "ลูกค้าที่พร้อมใช้งาน" สำหรับผู้ปฏิบัติงาน — เลือกว่าจะแสดงไอคอน "รอการตอบกลับ" และ "ลูกค้าที่พร้อมใช้งาน" ในแถบด้านซ้ายในบทสนทนาของลูกค้าหรือไม่ หากเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ ส่วนต่างๆ จะแสดงดังภาพหน้าจอด้านล่าง:
- นำผู้ปฏิบัติงานออกจากกะ คือการนำผู้ปฏิบัติงานออกจากกะโดยอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน เวลาสิ้นสุดวันทำงานคือเวลาที่ระบุในตารางการทำงาน
- จัดสรรลูกค้าอย่างเท่าเทียมกันในช่วงเวลาที่กำหนด - เมื่อเปิดใช้งาน ระบบจะกระจายลูกค้าอย่างเท่าเทียมกันตลอดทั้งวันทำงาน
ตัวอย่างเช่น หากมีลูกค้า 300 รายเข้ามาทั้งวัน และมีผู้ปฏิบัติงาน 6 คนในกะ ในวันนั้นทุกคนจะได้รับลูกค้า 50 ราย
คุณยังสามารถระบุช่วงเวลา (เช่น 10 นาที) ระบบจะกระจายลูกค้าที่เข้ามาในช่วงเวลานี้ (10 นาทีที่ผ่านมา) อย่างเท่าเทียมกัน
ตัวอย่างเช่น: มีผู้ปฏิบัติงาน 2 คนในกะ และตั้งค่าช่วงเวลา 10 นาที ในช่วงเวลา 10:40 - 10:50 น. มีลูกค้า 50 รายเข้ามา และผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนได้รับลูกค้า 25 ราย จากนั้นเวลา 11:00 น. ผู้ปฏิบัติงานคนที่สามจะเข้ากะ และตั้งแต่ 11:00 น. ถึง 11:10 น. จะมีลูกค้าเพิ่มอีก 60 ราย พวกเขาจะถูกจัดสรรอย่างเท่าเทียมกันในหมู่ผู้ปฏิบัติงานสามคน — คนละ 20 คน ดังนั้นจะช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไปของพนักงานคนเดียว
หากคุณตั้งค่าช่วงเวลาเป็น 1 นาที และลูกค้ามาถึงในช่วงเวลา 1 นาทีหรือมากกว่า พวกเขาจะถูกจัดสรรให้กับผู้ปฏิบัติงานที่แตกต่างกัน แทนที่จะไปหาคนแรก
- ไม่จัดสรรลูกค้าหากบอทตอบกลับแล้ว - หากลูกค้าเขียนข้อความและได้รับการตอบกลับจากบอท ลูกค้าดังกล่าวจะไม่ถูกจัดสรรให้กับผู้ปฏิบัติงานตามการตั้งค่าการจัดสรรอัตโนมัติที่ตั้งไว้
พนักงานทุกคนสามารถเป็นผู้ปฏิบัติงานในแชทกับลูกค้าได้ หมายความว่าหากพนักงานไม่มีบทบาทผู้ปฏิบัติงานมาตรฐาน เขาก็จะเห็นลูกค้าและสามารถตอบกลับพวกเขาได้
- อนุญาตให้ผู้ปฏิบัติงานลบลูกค้า - การลบลูกค้าโดยผู้ปฏิบัติงานถูกห้ามโดยค่าเริ่มต้น หากจำเป็น คุณสามารถให้สิทธิ์นี้แก่ผู้ปฏิบัติงานของคุณ จากนั้นพวกเขาจะสามารถลบลูกค้าได้
หมายเหตุ!
หลังจากติดตั้งการตั้งค่าทั้งหมดแล้ว อย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ปุ่ม "ล้างการแนบพนักงาน" จะลบการแนบลูกค้ากับผู้ปฏิบัติงาน ไม่ใช้กับลูกค้าที่มาถึงน้อยกว่าหนึ่งวันที่แล้ว
พนักงานทุกคนที่สามารถเข้าถึงโปรเจกต์ของคุณจะอยู่ในแท็บ "พนักงาน"
รายชื่อพนักงานในโปรเจกต์
หากคุณวางเมาส์เหนือจุดสามจุดทางด้านขวาของพนักงาน เมนูบริบทพร้อมคำสั่งแก้ไขและลบจะปรากฏขึ้น
การแก้ไขบัตรพนักงานที่มีบทบาทผู้ปฏิบัติงาน
คุณสามารถทำงานกับทั้งบทบาทพนักงานมาตรฐานและฟิลด์ที่สร้างขึ้นเอง ในบทบาทดังกล่าว คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงด้วยการตั้งค่าที่ยืดหยุ่น
คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้างบทบาทของคุณได้ ที่นี่